とにかく仕事が多い、、残業だ、、、からの脱却。
仕事の整頓
介護業界、周りを見渡すと事務作業に追われて、、、あの人は事務をしない、、、などという話をよく聞きます。
ざっくりと、確かにご利用者様の対応をしながら都度作成しなければならない書類業務は大変ではありますが、「仕事が多い」という見方をするのではなく、ひとつひとつの仕事を整頓することで、ラクに仕事に取組み、ご利用者様との時間を大切にできるかもしれません。
全貌の把握
どんな仕事なのかによって、対応の仕方が異なります。まずは仕事の全貌を把握してみましょう！
仕事の分担
ある特定のスタッフが事務作業を一任されており、その作業量に負担を感じていることが多く見受けられます。仕事を分担し、各スタッフで共有することで事務作業の負担を軽減していきましょう。
とはいえ、簡単に仕事を共有できればそのような事態にはなっていません。
ケアマネさんとの共有事項、ご家族様などのバックグラウンド、予定・実績の管理、、、等々、あとで確認し修正しなければならないのであれば、ある一定の作業はまとめて行った方がラクと思われる方も多いかと思います。
そんな時は、仕事を細分化して分担してみましょう！
例えば、ある計画書の作成、という作業があった場合、
計画書の内容の作成自体は専門職の領域となりますが、印刷や、個人ファイルへの保管、整理など、誰にでも出来る仕事は隠れています。
少数のスタッフに事務が集中しているのであれば、複数のスタッフに分担することで負担を軽減していくことを考えましょう！
仕事の省エネ
書類業務は、利用者様全体で同様の作業を繰り返すことが多くみられます。
エクセルなどを使用して書類を作成している場合、数式などを用いることで自動的に日付を更新したり、並び替えを行うことが出来ます。
利用者様の総数が多い事業所では、各利用者様１人当たりの書類作成に数分の省エネが出来るだけで全体では数時間の事務作業が軽減することになります。
仕事の優先順位
各作業において優先順位をつけましょう！仕事の内容に応じて、下図のように優先順位を付けながら整理すると仕事がはかどり易いハズです。
☆作業時間を「探す」と「作る」の違い☆
「探す」：お休みなどで利用者様の利用人数が少ない、呼び出しなどが少なくスタッフの余力ができている、など、たまたま時間が出来た際に作業を行うこと。
「作る」：作業の多い月末月初にスタッフを1人増員しておく、送迎を別のスタッフに任せておくなどして、作業できる時間を確保すること。
「探した」時間で行いやすい作業
たまたま出来た時間であるため、利用者様に声を掛けられたり、トイレ誘導など、急な用事で作業を中断しなければならないことがあります。
このような場合は区切りを付けやすい業務を行うことをお勧めします！
例えば、利用者様１人当たり５分程度の書類を全員分作成しなければならない場合なら、１人分の書類ごとに保存をして、区切りをつけることができます。
時間を「作った」方が良い作業
「作った」時間は基本的にその作業に集中して取り組むことが出来ます。
全体を把握しながら行うことができるため、どこまでやったのか、前の部分はどのように記述したか、分からなくなると困るような作業は時間を作って行いましょう。
仕事の精査
これまでどうやって仕事を行うか、仕事の処理に関して述べてきましたが、その仕事がどういうものなのか、一度振り返って考えてみることも必要かもしれません。
毎月の提出書類など定期的に実施する書類業務は、日々の業務に追われている職員にとって後回しにしてしまいたくなる業務です。書類の簡素化などを行い、作業時間が短くなると作業に対する職員のモチベーションも上がります。やり忘れなどが散見する業務においては、管理者にとっては、やったかどうかの確認作業も削れて一石二鳥です。
又、毎日の作業など頻度の高い作業においてはひと作業において１分でも短縮されるのであれば、非常に大きな成果を生み出します。
まとめ
仕事に忙殺され、なかなかこのように仕事を見つめる機会はないかもしれませんが、仕事に追われるのではなく、仕事をコントロールすることが出来るようになりたいですね。
今後、皆さんの役に立てるよう情報を発信していければと思います。
