書類がどこに保存されてるか、探すのがめんどう。。。

書類が色々な所に保存されていると、そのファイルを探すだけでめんどうですよね。

そこで、おススメの書類整理をお伝えします。

デスクトップなど分かりやすい所にショートカットというアイコンを作成するとすぐにファイルを開くことができます。

作成方法

ショートカットを作成したい場所で右クリック。

新規作成を選択し、ショートカットの作成をクリックする。

参照をクリックして、ショートカットを作成したいファイルを選択する。

作成したショートカットは以下の通り。

アイコンの左下に矢印が付いているものがショートカットです。

ファイルだけでなく、URLを直接入力すれば、ウェブサイトのショートカットも作成することができます。

各利用者様のファイルなど、多数になると利用者様を探すだけで一苦労かと思います。

これは、漢字で入力されている際に、PC内の処理上、読み方が分からない為起きてしまいます。

例：菅野（かんの・すがの）のように同じ漢字でも読み方が異なることがある

例：吉田（よしだ）吉祥寺（きちじょうじ）一文字目が同じでも読み方が異なる

このような読み方を考慮して並び替えることはできないので

か菅野様、き吉祥寺様、す菅野様、よ吉田様・・・・

と、いう形で保存をしておくと大まかに５０音順で並び替えをされるので、特定の利用者様のファイルを探しやすくなります。

長年、事務をしていると一度作成したけど使わなくなっているファイルは多数存在してきます。

ファイル内、どこでもよいので右クリックをします。表示をクリックし、詳細を選択すると、ファイル名・更新日時を確認することが出来ます。

長年使っていないファイルがあったら、いっそ削除してしまいましょう！

介護事務＠てきぱき。